Wat betekent digitale ondersteuning voor de werkbelasting in de huisartsenpraktijk?

Onderzoek van de Radboud Universiteit vormt de basis voor een rekenmodel dat de mogelijke gevolgen van digitale ondersteuning voor de werkbelasting in de Nederlandse ketenzorg inzichtelijk maakt.

Digitale ondersteuning kan huisartsenpraktijken helpen om de werkzaamheden rondom de ketenzorg anders te organiseren. Maar hoeveel tijd kan dat opleveren? En hoe kun je dat berekenen?

Drs. Guusje Smeets onderzocht dit tijdens haar masteronderzoek aan de Radboud Universiteit, in samenwerking met Viduet Health. Ze ontwikkelde een rekenmodel waarmee de mogelijke invloed van digitale ondersteuning op de werkbelasting in de huisartsenpraktijk kan worden ingeschat.

In een doorgerekende voorbeeldpraktijk met 2.095 patiënten kwam de geschatte jaarlijkse werkbelasting bij de gecombineerde inzet van Consult Optimalisatie en Thuismeten 167,2 uur lager uit. Dat is een verschil van 18% ten opzichte van de berekende situatie zonder deze ondersteuning. Dit is een uitkomst van het rekenmodel voor deze voorbeeldpraktijk. De daadwerkelijke tijdsbesparing kan per praktijk verschillen.

Wat was de onderzoeksvraag?

In het onderzoek stond centraal hoe digitale ondersteuning de werkzaamheden en tijdsbesteding binnen de ketenzorg in de huisartsenpraktijk kan veranderen. Daarbij keek het onderzoek naar twee oplossingen voor digitale ondersteuning die aangeboden wordt door Viduet Health:

• Consult Optimalisatie ondersteunt praktijken bij het selecteren en uitnodigen van patiënten voor periodieke controles. Ook helpt de oplossing bij de voorbereiding van consulten, bijvoorbeeld met vragenlijsten en herinneringen aan aanvullend onderzoek.
• Thuismeten maakt het mogelijk dat patiënten thuis metingen uitvoeren. Zorgprofessionals kunnen de resultaten voorafgaand aan of tijdens het consult beoordelen en bespreken.

Beide oplossingen kunnen werkzaamheden veranderen. Sommige taken kosten mogelijk minder tijd, terwijl er ook andere werkzaamheden bij komen. Denk bij Thuismeten bijvoorbeeld aan het beoordelen van meetgegevens en het opvolgen van afwijkende waarden. Het onderzoek richtte zich op de vraag wat deze veranderingen betekenen voor de totale werkbelasting.

Hoe is het onderzoek uitgevoerd?

Voor het onderzoek zijn interviews, enquêtes en bestaande wetenschappelijke literatuur gebruikt. Door deze verschillende bronnen te combineren, is zowel kwalitatieve als kwantitatieve informatie verzameld over de werkzaamheden binnen de chronische zorg en de mogelijke tijdseffecten van digitale ondersteuning.

In de interviews is onderzocht welke werkzaamheden plaatsvinden vóór, tijdens en na een consult, wie deze uitvoert en hoeveel tijd ze naar schatting kosten. Daarbij is onder meer gekeken naar de organisatie van controles bij chronische ziektes, zoals patiëntselectie en het uitnodigen van patiënten. Ook is onderzocht welke veranderingen optreden wanneer een huisartsenpraktijk digitale ondersteuning gebruikt. Zo kwamen de ervaringen met het verminderen van handmatige administratieve taken en de inzet van thuismetingen aan bod. Zo beschreef een huisarts die Viduet gebruikt de situatie vóór digitale ondersteuning.

“Het was eerlijk gezegd een beetje een ratjetoe. Aan het einde van ieder kwartaal maakte ik steeds opnieuw lijsten om te kijken welke patiënten met bijvoorbeeld diabetes of hypertensie nog niet waren geweest en wat er nog moest gebeuren. Dat was heel veel werk. Dat is nu gelukkig veranderd.”

Daarnaast zijn enquêtes afgenomen onder zorgprofessionals om de tijdsbesteding aan chronische zorg kwantitatief in kaart te brengen. Er is onder meer gevraagd hoeveel tijd professionals besteden aan patiëntselectie, uitnodigingen, consultvoorbereiding, verslaglegging en administratie. Ook zijn de frequentie en duur van consulten onderzocht, evenals de werkzaamheden die thuismeten met zich meebrengt. De analyse omvatte 266 reacties van praktijken zonder Viduet en 13 reacties van praktijken met Viduet. De antwoorden leverden aanvullende gegevens op over de werkzaamheden en de tijd die daarmee gemoeid is.

Ook is wetenschappelijke literatuur betrokken bij het onderzoek. De informatie uit de verschillende bronnen is gecombineerd en gebruikt bij de ontwikkeling van het rekenmodel. Daarmee zijn de werkzaamheden en bijbehorende tijdsinschattingen in de calculator onderbouwd en zijn de uitgangspunten voor de berekeningen vastgesteld.

Van onderzoeksgegevens naar een rekenmodel

De interviews, enquêtes en literatuur leverden informatie op over de verschillende werkzaamheden in de ketenzorg en de tijd die daarvoor nodig is. Die informatie is vervolgens vertaald naar rekenregels en parameters voor het model. Het model rekent onder meer met:

• het aantal patiënten en de verdeling over zorgprogramma’s;
• de frequentie en duur van consulten;
• de tijd die nodig is voor terugkerende werkzaamheden;
• de extra werkzaamheden die Thuismeten met zich meebrengt;
• de veranderingen in werkzaamheden door de inzet van digitale ondersteuning.

Op basis van deze gegevens berekent het model de geschatte jaarlijkse werkbelasting. Dat gebeurt zowel voor de situatie zonder digitale ondersteuning als voor de situatie waarin Consult Optimalisatie en/of Thuismeten wordt ingezet.

Wat laat het rekenmodel zien voor een voorbeeldpraktijk?

Om de uitkomsten inzichtelijk te maken, is gerekend met een voorbeeldpraktijk met 2.095 patiënten. Voor deze praktijk kwam de geschatte jaarlijkse werkbelasting voor de ketenzorg zonder digitale ondersteuning uit op 928,7 uur. Bij gecombineerde inzet van Consult Optimalisatie en Thuismeten was dat 761,5 uur. Het verschil bedraagt 167,2 uur per jaar, oftewel 18%. De berekeningen laten ook zien dat de afzonderlijke oplossingen ieder een eigen bijdrage kunnen leveren aan de verandering in werkbelasting:

De grootste berekende tijdsbesparing ontstaat door veranderingen in de frequentie en duur van consulten. Tegelijkertijd houdt het model rekening met extra werkzaamheden, zoals het beoordelen van thuismetingen en het uitvoeren van vervolgacties. In dit voorbeeld is bijvoorbeeld voor Thuismeten in de berekening aangenomen dat de effecten gelden voor 50% van de patiënten die deelnemen aan de ketenzorgprogramma’s. Dit is een conservatieve inschatting. Het onderzoek heeft niet systematisch vastgesteld welk deel van de patiënten daadwerkelijk geschikt is voor Thuismeten. Dat kan ook per praktijk verschillen. Het percentage van 50% voor deze voorbeeldpraktijk is daarom een uitgangspunt voor de berekening en geen onderzoeksbevinding over de geschiktheid van patiënten.

Hoe betrouwbaar zijn de uitkomsten?

Het onderzoek was in de eerste plaats gericht op de ontwikkeling van een rekenmodel. Het model is nog niet uitgebreid gevalideerd met praktijkmetingen waarin de werkelijke tijdsbesteding vóór en na de invoering van digitale ondersteuning wordt vergeleken.

Wel is een eerste plausibiliteitscontrole uitgevoerd. Daarbij zijn de berekende werkbelastingen vergeleken met de werkbelasting die deelnemers zelf voor hun praktijk rapporteerden. Bij het merendeel van de praktijken vielen de berekende uitkomsten in dezelfde of een aangrenzende categorie als de zelfgerapporteerde werkbelasting. Deze controle geeft een eerste indicatie dat de uitkomsten van het model aansluiten bij de opgegeven werkbelasting. Het is echter geen bewijs dat de berekende tijdsbesparing in de praktijk ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd.

Voor verdere validatie is aanvullend empirisch onderzoek nodig, bijvoorbeeld door de tijdsbesteding van zorgprofessionals gedurende langere tijd te meten en te vergelijken met de uitkomsten van het model.

De berekeningen geven daarmee een onderbouwde indicatie van mogelijke veranderingen in werkbelasting. De daadwerkelijke tijdsbesparing hangt onder meer af van de patiëntenpopulatie, de organisatie van de praktijk en de manier waarop de oplossingen worden ingezet.

Van uitgebreid onderzoeksmodel naar online calculator

Het oorspronkelijke onderzoeksmodel bevat meer gegevens en rekenmogelijkheden dan nodig zijn voor een snelle berekening op een website. Daarom heeft Viduet Health een vereenvoudigde online calculator ontwikkeld, die is afgeleid van het uitgebreide onderzoeksmodel.

De online calculator vraagt minder gegevens en werkt met vaste uitgangspunten. Daardoor kun je snel een eerste indruk krijgen van de mogelijke tijdsbesparing in jouw praktijk, zonder dat je alle gegevens hoeft te verzamelen die het uitgebreide model gebruikt.

De uitkomst is dan ook niet één op één vergelijkbaar met de resultaten van het oorspronkelijke onderzoeksmodel. De online calculator is bedoeld als eerste indicatie, niet als een volledige berekening van de werkbelasting in jouw praktijk.

Wat kun je met de calculator?

Met de online calculator kun je de mogelijke tijdsbesparing door Consult Optimalisatie en Thuismeten voor jouw praktijk verkennen. Je kunt de door Viduet Health aangeboden oplossingen afzonderlijk bekijken en de uitkomsten met elkaar vergelijken. Zo krijg je een eerste indruk van de mogelijke invloed op de tijdsbesteding binnen de ketenzorg. De uitkomst kan jou bijvoorbeeld helpen bij het verkennen van mogelijkheden om werkzaamheden anders te organiseren en medewerkers meer ruimte te geven voor andere zorgtaken.

Benieuwd welke invloed Consult Optimalisatie en Thuismeten kunnen hebben op de werkbelasting in jouw praktijk? Neem contact op met Viduet Health voor meer informatie of vraag een demo aan waar ook een berekening op maat zal worden uitgevoerd. Tijdens een demonstratie kun je zien hoe de verschillende oplossingen werken en we bespreken welke mogelijkheden er voor jouw praktijk zijn.

Dit onderzoek is uitgevoerd door drs. Guusje Smeets als masterthesis binnen de specialisatie Science, Management and Innovation aan de Radboud Universiteit, in samenwerking met Viduet Health.