Oproepkalender
Geen stress, alles onder controle
- Geen losse oproeplijsten meer
- Automatische oproepen voor consulten, lab- en functieonderzoek
- Minder no-shows
- Alleen een consult als het nodig is
- Patiënten worden altijd op tijd opgeroepen
Inplannen van afspraken in de chronische zorg kost vaak veel tijd
In veel huisartsenpraktijken wordt chronische zorg nog gepland met losse lijsten, spreadsheets of kaartenbakken. POH’s en assistenten zijn hier regelmatig veel tijd aan kwijt. Het plannen zelf wordt daarmee een terugkerende administratieve taak, terwijl de werkdruk in de praktijk al hoog is. Daarnaast raken patiënten soms versnipperd in beeld of vinden controles later plaats dan had gemoeten.
Met de Viduet Oproepkalender worden controles automatisch gepland op basis van het zorgpad. Patiënten krijgen tijdig bericht en plannen zelf hun afspraak in binnen de beschikbare kaders van de praktijk.
Oproepkalender voor chronische zorg
De Oproepkalender automatiseert het oproepproces op basis van vooraf ingestelde zorgpaden. Per patiënt kan de controlefrequentie worden afgestemd op de zorgbehoefte en waar nodig worden aangepast.
Patiënten ontvangen automatisch een oproep wanneer zij aan een controle toe zijn. Zij plannen vervolgens zelf hun afspraak in op een moment dat past binnen hun agenda. Dat kan een fysiek consult zijn of, waar passend, een beeldbelafspraak.
Hybride zorg in de huisartsenpraktijk
Een deel van de controles kan digitaal worden uitgevoerd, bijvoorbeeld via vragenlijsten of beeldbellen. Andere controles vinden plaats in de praktijk. Doordat patiënten vooraf metingen doen of vragenlijsten invullen, begint het consult beter voorbereid. De planning zelf blijft daarbij eenvoudig en centraal geregeld, zonder extra complexiteit voor de praktijk.
Minder planningsdruk in de praktijk
De Oproepkalender neemt het grootste deel van het handmatige planningswerk over. Daardoor hoeven POH’s en assistenten niet meer te werken met losse lijsten of handmatige oproepsystemen. Dat scheelt tijd in de dagelijkse praktijk en voorkomt dat oproepen blijven liggen of achterlopen. Het resultaat is meer rust in de planning en meer ruimte voor directe patiëntenzorg.
Controles combineren waar mogelijk
Bij patiënten met meerdere chronische aandoeningen kunnen controles worden samengevoegd binnen één oproepmoment. Hierdoor worden losse afspraken per aandoening voorkomen en wordt de zorg overzichtelijker georganiseerd per patiënt.
Zo werkt de Oproepkalender in de praktijk
- Zorgpaden worden ingericht
Per zorgpad stel je in hoe vaak patiënten op controle komen. Dit is later per patiënt aan te passen. - Batchinclusie
Patiënten worden in bulk aangemeld via de batchinclusie. Ze krijgen automatisch de juiste zorgmodules met de juiste frequentie toegewezen voor consulten, vragenlijsten en lab- en functieonderzoek. - Patiënt ontvangt automatisch bericht
Wanneer een controle nodig is, ontvangt de patiënt automatisch een oproep. - De patiënt plant zelf een afspraak
Via een link plant de patiënt zelf een consult in, op een moment dat past (fysiek of beeldbellen). - Voorbereiding vóór het consult
Indien nodig vult de patiënt vooraf vragenlijsten in of voert metingen uit. - Overzicht en opvolging in het dashboard
Alle informatie en acties komen samen in het dashboard, inclusief vervolgplanning.
Veel huisartsenpraktijken gingen jou voor
Huisartsenpraktijken die werken met de Oproepkalender ervaren meer grip op de planning van chronische zorg en minder tijdsdruk rondom oproepen en controles. De zorg blijft in beeld, zonder dat het plannen daarvan handmatig werk blijft kosten.
Wil je zien hoe de Oproepkalender werkt in jouw praktijk?
“Voorheen moest je er echt tijd voor vrijmaken, voor het oproepen van patiënten. Als er geen tijd was, dan gebeurde het gewoon niet. En als er dan tijd over was, dan konden ze (assistentes/POH) daar zo uren mee bezig zijn, omdat in maart nog patiënten van november opgeroepen moesten worden.” Eline, Praktijkmanager
Veelgestelde vragen
Werken met de Oproepkalender
-
Hoe verandert mijn werkdag met de oproepkalender?
De planning van controles en oproepen wordt grotendeels automatisch geregeld op basis van zorgpaden. Je werkt niet meer met losse lijsten, maar met een overzicht van patiënten die actie nodig hebben.
-
Moet mijn POH hier apart in werken?
Nee. Je werkt met het hele team in één omgeving. Taken en oproepen zijn zichtbaar voor POH, assistente en huisarts, zodat werk eenvoudig kan worden overgenomen.
-
Kost dit in het begin extra tijd?
In de startfase wordt het systeem ingericht op basis van jullie zorgpaden. Daarna neemt het juist handmatig planwerk grotendeels over.
Koppeling met HIS en implementatie
-
Werkt dit echt met ons HIS?
Ja. Viduet koppelt met gangbare Huisartsinformatiesystemen. Gegevens worden automatisch gesynchroniseerd.
-
Moeten we dubbel registreren?
Nee. Gegevens worden automatisch gekoppeld en hoeven niet opnieuw te worden ingevoerd.
-
Hoe verloopt de implementatie?
Je wordt begeleid bij het inrichten van zorgpaden en het aansluiten op de praktijk. Het systeem wordt afgestemd op jullie werkwijze.
Betrouwbaarheid en controle
-
Blijf ik zelf controle houden over de planning?
Ja. Je bepaalt zelf de zorgpaden, frequenties en uitzonderingen per patiënt of patiëntgroep.
-
Wat als er iets misgaat in de planning?
Je behoudt altijd inzicht en controle. Afwijkingen of acties zijn zichtbaar in het systeem zodat je kunt bijsturen.
Betrouwbaarheid en continuïteit
-
Wat gebeurt er als het systeem uitvalt?
De zorg blijft altijd doorgaan binnen de bestaande praktijkprocessen. Je blijft werken met je eigen HIS en werkwijze.
-
Kan ik signalen missen?
Het systeem ondersteunt je bij het zichtbaar maken van acties, maar je blijft zelf verantwoordelijk voor beoordeling en opvolging.
Patiënten en gebruik
-
Gaan patiënten echt zelf hun controle-afspraken inplannen?
Patiënten ontvangen een oproep en kunnen zelf een afspraak inplannen. Dit sluit aan bij hoe veel patiënten tegenwoordig al digitaal communiceren. Als patiënten niet zelf hun afspraken plannen, verschijnt er een melding op het dashboard en kun je alsnog ingrijpen.
-
Wat als patiënten niet digitaal vaardig zijn?
Dan wordt dit opgevangen in de praktijk. De oproep komt dan terug bij het team zodat de patiënt op een andere manier kan worden benaderd.
-
Is dit geschikt voor alle patiënten?
Met name voor chronische zorg zoals COPD, diabetes en hartfalen. Je bepaalt zelf per patiënt of het wordt ingezet.
Effect op je praktijk
-
Levert dit echt tijdwinst op?
Veel praktijken ervaren minder handmatig planwerk en minder achterstanden in oproepen. Hierdoor ontstaat meer ruimte in de praktijkplanning.
-
Wat verandert er in de dagelijkse praktijk?
Vooral het handmatig oproepen en plannen verdwijnt grotendeels. De focus verschuift naar het uitvoeren van zorg in plaats van organiseren.